155개 하위 기관의 반복적인 서류 취합과 보고 업무를 디지털 업무흐름으로 전환
지오유그룹웨어는 서울시그룹홈지원센터에 복지시설 특화 솔루션인 ‘복지왕그룹웨어’를 구축하고, 전자결재와 지오폼을 중심으로 한 업무 디지털화를 지원했다고 밝혔다.
서울시그룹홈지원센터는 약 155개 하위 기관과 업무를 연계하고 있어 각 기관에서 제출하는 각종 자료를 취합하고 확인한 뒤 보고하는 과정이 빈번하다. 이에 반복적인 서류 작성과 자료 취합 업무를 보다 효율적으로 운영할 수 있는 업무환경 마련이 중요한 과제로 꼽혔다.
이번 구축에서는 전자결재를 활용한 내부 승인체계 정비와 지오폼을 통한 자료 수집·취합 프로세스 개선에 중점을 뒀다. 기존에 개별적으로 전달받던 정보를 온라인 양식으로 수집하고, 필요한 업무는 전자결재와 연계해 기록과 승인 과정을 체계적으로 관리할 수 있도록 했다.
특히 지오폼은 센터에서 필요한 양식을 직접 구성하고 운영할 수 있어 기관별 자료 요청이나 정기적인 실적 취합 등 반복 업무에 폭넓게 활용할 수 있다.
지오유그룹웨어 관계자는 “사회복지기관은 단순히 시스템을 도입하는 것보다 실제 행정업무의 흐름에 맞춰 전자결재와 자료 취합 체계를 설계하는 것이 중요하다”며 “복지왕그룹웨어를 통해 반복적인 행정업무를 줄이고 현장 업무에 보다 집중할 수 있는 환경을 만드는 데 지속적으로 지원하겠다”고 말했다.